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OA办公系统之收文管理

发布于:2019-07-30 20:14:36

收文管理是对单位收到的公文进行管理的过程,公文到达后,收文登记人选择公文类别,登记公文,送交相关人员进行拟办,根据公文模板附带的审批办理流程,送交相关领导进行批示,并送交相关部门承办、传阅等。收文登记人也可以自定义下一步相关处理人员,然后由审批人再选择下一步处理人,适用于不确定办理流程的收文。
公文收文管理包括两种模式:
一种是通过管理员预先设置好的收文模板和收文流程,进行收文登记、审核、批示、承办、监控、管理等一系列操作。适用于收文流程比较规范、审批人比较固定的企事业单位,比如行政文、党委文、工会文都有与之对应的模板和审批流程。
另一种是采用系统自带的收文模板,并由收文登记人选择拟办人,拟办人选择批示人,适用于收文流程比较灵活、审批人不固定的企事业单位。
收文处理单的格式可以自定义。
OA办公系统之收文管理

功能特点

收文管理功能符合国务院办公厅于1993年11月21日发布、2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》,及中央军委于2005年10月7日颁布、2006年1月1日实施的《中国人民解放军公文处理条例》。
收文管理分两种类型,一种可以自定义收文模板和收文流程,实现不同的收文走不同的审批流程,适用于比较规范的收文管理;另一种是使用固定模板和自由流程,适用于比较灵活的收文管理。
在收文流转过程中,只有待办人员才有权打开批办,其他人都不能打开。最后由公文管理员对公文进行归档。归档时,可采用自动归档和手工归档。
收文能实现多次分发、翻印,并与系统中的档案管理功能结合,对收文文件进行归档。
由于我们在收发文管理中采用了MS Office插件的技术,系统可以提供:扫描输入、原文引入、手写笔输入、手工录入、从电子邮件中直接转入多种录入方式。
OA办公系统之收文管理
 

OA工作流管理专家

汇高的工作流完全超越同类产品,我们称之为工作流2.0,相比工作流1.0,我们更加注重流程的智能性和数据整合、数据统计,可以满足各项复杂的流程管理需求,实现办公流程和业务流程的统一化管理和持续优化:
1.      支持固定流程、自由流程、自由顺序流程、分支流程、并发流程、直到流程、半自由流程、无流程、承办流程、震荡流程、协同流程等十余种不同类型的流程跳转方式;
1.      纯浏览器图形化流程设计,通过拖拽方式实现工作流程的编辑;
2.      人工节点和系统节点,自由流程和固定流程,文本表单和电子表单,绝对岗位和相对岗位融会贯通;
3.      可以按数值、时间、岗位、权限等各种设置进行条件跳转,分流或合流,也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程,流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程;
4.      一张审批单可适用全单位,无需对不同部门重复设计多个表单和流程;
5.      具有灵活的岗位和角色设置,支持一人多岗、固定岗位、相对岗位等,可复制流程,大大减少流程设置的数量;
6.      支持申请及审批退文功能,可以退到以前的任何一级,也可以直接退回发起人;
7.      在审批过程中,支持痕迹保留,电子印章,手写签名、全文批注、套红;
8.      可以实现对整个审批过程的催办、督办、统计;
9.      轻松实现多流程、多表单、多系统数据整合,如报销单和借款单、OA系统和ERP系统等的数据联动。
10.   支持协同流程。能够对事务性审批通过协同流程进行灵活处理。
11.   支持同一审批单在WEB端、手机端采用不同的展现形式,使其更符合使用习惯。
 
OA办公系统之收文管理
图表 4‑1系统截图:可以构建财务、人事、行政等各种类型的工作流程
 
OA办公系统之收文管理
图表 4‑2系统截图:可以设计漂亮的申请单,并插入个人签名
 
OA办公系统之收文管理
图表 4‑3系统截图:可以设计各种复杂而灵活的审批流程
 
OA办公系统之收文管理
图表 4‑4系统截图:可以实时查询工作流程的审批进展
 
 
灵便的数据整合
随着企业信息化的完善,财务系统、进销存、ERP、CRM、OA、HR、BI等系统已经成为企业管理、生产、销售上不可或缺的助力。但是,各个系统的不断增加,信息孤岛现象就会越来越明显。为了防止因为信息孤岛的产生而阻碍信息化建设的前面步伐,梳理各个系统之间的关系,把系统之间的数据、审批、报表有效地整合起来,达到所有系统统一登录、统一审批、所有报表统一查看,从而实现提高每个组织、每个人的工作效率已经成为不可避免的问题。
汇高为解决这一难题,提出了如下的解决方案。

系统内数据整合

在汇高协同办公系统中,各项流程的数据并非孤立存在,而是相互关联,可极大地减少重复工作,降低人工误差,提升工作的效率和精度,比如:
1.      报销单和借款单的数据关联:在填写报销单的时候,可直接调出之前的借款单,提取借款金额,直接计算出报销的结余,无需出纳手工计算;
2.      费用单和预算单的数据关联:在填写费用单的时候,直接关联到预算单的额度,自动计算出预算余额,以合理控制费用,供申请人和审批人参考;
3.      请假单和休假单的数据关联:在填写请假单的时候,根据历史记录显示出本年度已请假的天数,计算出剩余天数,供申请人和审批人参考。
 
示例:费用报销单和借支单间的数据关联。图表7所示的费用报销单,在关联了图表6所示的借支单之后,借支单上的流水号及金额会自动填录到费用报销单中。
OA办公系统之收文管理

图表 4‑5关联借支单
 OA办公系统之收文管理
图表 4‑6关联费用报销单
 

系统间数据整合

OA系统以流程管理为核心,而其他业务系统以数据管理为核心,因此将协同办公系统的流程和其他业务系统的数据进行整合,就成为信息化建设中一项重要而紧迫的任务。
汇高协同办公系统作为一个数据集成的平台,可以全面、灵便的实现和第三方业务系统,这是通过与第三方系统数据库建立连接来实现的。用户可以建立很多个数据源,无论这个数据源是MySQL、SQLServer还是Oracle,无论这个第三方应用系统是C/S或是B/S架构,都可以与之建立数据源。
比如ERP、HR、CRM、财务等业务系统之间的数据整合,实现数据的同步交换和共享,从而消除信息孤岛,减少重复工作。典型应用如:
¤  OA系统和ERP系统共享产品和出入库数据;
¤  OA系统和HR系统共享人员、部门结构数据;
¤  OA系统和财务系统共享费用与凭证数据。
不仅如此,建立数据源链接后,还可以设置数据关联,让OA系统自动提取第三方应用系统的数据。这样当OA系统流程中表单的一个字段值发生变化后,其他一个或多个字段会跟着发生变化。例如:客户编码和客户名称、客户电话之间的关联,当客户编码被改变的时候,对应的客户名称和客户电话相应发生关联变化。
如下图某用户的“采购申请单”表单中,申请人的信息和物品信息分别来源于HR系统和ERP系统。
 
OA办公系统之收文管理
图表 4‑7包含HR和ERP信息的表单
汇高协同软件中生成的数据还可以回写到第三方应用系统中。这个功能是通过后台触发程序来实现的。后台触发程序分为两类:画面后台触发程序和流程后台触发程序。每个画面都可以设置一个后台触发程序,一个模块可以设置一个流程后台触发程序,提供了审批完成前、审批完成后、每步审批完成前、每步审批完成后等处理接口。
如图表 4‑9所示,经过OA系统审批通过的费用报销单中的信息,在审批通过后,被回写到财务软件系统中。
 
OA办公系统之收文管理
图表 4‑8表单数据回写
 

强大的报表统计——实现精准化决策管理

国内最领先、最好用的报表工具,可以轻松自定义各种类型的表单和报表格式,实现数据汇总分析,生成各种报表和视图,为领导层的科学决策提供精准的数据支撑:  
1.      对所有流程中的数据方便的提取、汇总,实时生成各种报表和视图,并实现对流程单据内容的分视图查询;
2.      在流程、任务、人事、资产、办公用品等管理功能中集成大量的统计报表,为领导决策和绩效考核提供精准支持;
3.      在建立表单的时候,可以自动生成一对一,一对多的明细表,实现对不同明细表的统计汇总;
4.      可以设置表单任何区域和字段的读、写权限,使用更安全。
 
 OA办公系统之收文管理
图表 4‑9部门费用年分析表
OA办公系统之收文管理
图表 4‑10办公费用分析柱状图
OA办公系统之收文管理
图表 4‑11流程审批超时统计报表
OA办公系统之收文管理
图表 4‑12业务生产数据日报、月报、年报报表

完全开放的自定义平台

汇高自定义开发平台就像魔方一样灵活组合、随需应变。
这是一个完全开放的应用开发平台、流程管理平台和数据集成平台,在这个平台上,你能够像转动魔方一样,高效率且高质量的配置出个性化的应用系统,无需代码级操作,完美实现通用产品和个性化应用的完美统一,完美满足企业不断发展和变化的管理需要。
汇高自定义开发平台是业内最成熟、最完善、最易用的系统,目前我们标准化产品中办公用品管理、资产管理、CRM等功能模块均为该平台搭建而成。这就意味着我们可以将大量的开发工作转变成实施工作,从而极大的提升二次开发的效率,降低二次开发的周期和成本。
OA办公系统之收文管理
图表 4‑13自定义模块图解
 
¤  汇高自定义平台的功能
1.      能够建立子系统
2.      能够建立模块画面,包括录入画面、浏览画面、类别画面。
3.      在浏览画面中能够增加自定义按钮,自定义按钮能够传入参数并打开关联画面。
4.      建立的画面能够自动生成系统URL,将URL写入到系统的菜单内,能够将建立的画面挂到菜单上,形成系统的一部分。
5.      不仅整合OA系统中其它模块的数据,还能够利用外部数据源与第三方数据库进行数据交换。
6.      集成工作流的全部功能。审批状态、审批人、审批步骤等数据实时与表单数据同步。
7.      实现表单、数据、报表的集成,实现功能完整的业务管理系统。
¤  汇高自定义平台的特点
1.      面向应用:以成熟的OA系统组件为基础,自己就可以快速构建个性化的应用系统。
2.      关注业务:极大的减少画面和程序开发工作量,更专注于业务逻辑而非开发技术。
3.      自由扩展:极其简便的调整现有组件、开发新的组件,不必依赖于厂商的二次开发。
4.      按需集成:通过数据源设置可无缝整合系统内部数据,以及第三方业务系统的数据。
5.      快速原型:以画面而非文档来确认需求,更直观、更精准,让设计和开发同步完成。
6.      集成工作流:实现工作流与业务系统的无缝集成,让业务系统更强大、更灵活、更适用。
¤  汇高自定义平台解决的问题:
1.      产品难:通用产品太僵化,满足不了个性化需求,又如何满足未来需求……
2.      项目难:定制开发成本太高,周期太长,风险太大,牵扯太多精力……
3.      开发难:厂商店大欺客,二次开发沟通困难,效率低下,成本高昂……
4.      接口难:开发接口形同虚设,根本就用不起来,当初怎么没发现……
5.      人才难:要是能自己开发新模块就好了,但还要再养几个程序员……

移动OA,全面移动化办公

汇高OA系统提供了适用于IOS和安卓手机应用APP程序,用户安装APP程序之后即可进行移动办公。
汇高协同OA系统手机客户端包括了用户经常使用的信息中心、审批中心、公文收文、公文发文、日程、文档中心、通讯录、会议和考勤等九大功能模块。

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